W związku z zamiarem udzielenia zamówienia publicznego bez zastosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.), na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Gminy Zaniemyśl, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek listowych i paczek pocztowych jak również zwrotu przesyłek niedoręczonych do siedziby Zamawiającego, w celu zbadania rynku i wyboru dostawcy zapraszam do złożenia oferty cenowej.
Informacje dotyczące Zamawiającego:
Gmina Zaniemyśl,
ul. Średzka 9, 63-020 Zaniemyśl
NIP 7861622764
tel. 61 285 75 80
e-mail: sekretariat@zaniemysl.pl
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Gminy Zaniemyśl w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek listowych i paczek pocztowych, jak również zwrotu przesyłek niedoręczonych do siedziby Zamawiającego.
1. Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę polegającą na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek w kraju i zagranicą, oraz zwracaniu Zamawiającemu niedoręczonych przesyłek z podaniem przyczyny nie doręczenia w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640 ze zm.)
2. Zamawiający wymaga wykonania usługi w standardzie właściwym dla powszechnej usługi pocztowej, gdyż przedmiotem niniejszego zamówienia jest m.in. doręczanie przesyłek o charakterze administracyjnym i sądowym, w których skuteczność doręczenia, rygory związane z prawidłowym awizowaniem mają istotne znaczenie procesowe.
3. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz
z jego adresem, określając rodzaj przesyłki oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego.
4. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień do przesyłek.
Urząd Gminy Zaniemyśl, 63-020 Zaniemyśl ul. Średzka 9  61 28 57 580  sekretariat@zaniemysl.pl
 www.zaniemysl.pl
5. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w sposób uporządkowany, przez co należy rozumieć:
- dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej, w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
- dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek.
Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego.
6. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenia odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak niż w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia doręczenia.
Wykaz przedmiotu zamówienia, określający rodzaj, format, wagę i gabaryt przesyłek pocztowych został podany w Formularzu cenowym stanowiącym Załącznik nr 2 do ogłoszenia.
Określone w Załączniku nr 2 oferty rodzaje, formaty, ilości i gabaryty przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę.
Usługi pocztowe będą realizowane zgodnie z Ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe.
Miejsce dostawy:
Urząd Gminy Zaniemyśl
ul. Średzka 9, 63-020 Zaniemyśl
Termin wykonania zamówienia:
Umowa będzie realizowana od 02 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.
Warunki płatności:
Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane przez Zamawiającego, w tym zwrócone do Zamawiającego z powodu niemożliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym.
Należności za świadczenie usług pocztowych uiszczane będą przez Zamawiającego w formie opłaty z dołu.
Termin płatności do 14 dni od daty wystawienia przez Zamawiającego faktury VAT wystawionej na:
Gmina Zaniemyśl, ul. Średzka 9, 63-020 Zaniemyśl, NIP 7861622764.
Przy wyborze ofert Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Cena – 100 %
Urząd Gminy Zaniemyśl, 63-020 Zaniemyśl ul. Średzka 9  61 28 57 580  sekretariat@zaniemysl.pl
 www.zaniemysl.pl
Warunki dodatkowe:
1. Zamawiający samodzielnie dostarcza przesyłki do placówki nadawczej Wykonawcy znajdującej się w miejscowości, w której znajduje się siedziba Zamawiającego, od poniedziałku do piątku w godzinach od 11:00 do 15.00, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
2. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, codziennie od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) adresowane do niego rejestrowane i nierejestrowane przesyłki w tym przesyłki zwracane do Zamawiającego.
3. W przypadku nadania przesyłek nie ujętych w Załączniku nr 2 podstawą naliczania opłat będą ceny zawarte w obowiązującym cenniku usług pocztowych Wykonawcy wg stanu na dzień nadania/zwrotu przesyłki. Cennik opłat usług pocztowych stanowić będzie załącznik do umowy. W przypadku zmian cennika Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu zmieniony cennik
4. Wykonawca przekaże bezpłatnie Zamawiającemu druki „zwrotne potwierdzenia odbioru”, natomiast Zamawiający będzie się zaopatrywał samodzielnie w druki potwierdzenia odbioru do przesyłek nadawanych w trybach specjalnych.
5. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką pocztową w miejscowości, w której znajduje się siedziba Zamawiającego.
Wraz z ofertą należy dostarczyć:
1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1
2. Formularz cenowy – załącznik nr 2
3. Aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzony przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art.6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.
Dokumenty winny być trwale wypełnione we wszystkich pozycjach.
Termin związania ofertą:
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert.
Miejsce i termin składania ofert:
Oferta sporządzona na załączonym do niniejszego zaproszenia formularzu winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy i złożona w terminie do dnia 15 grudnia 2023 r. do godziny 8:00 za pomocą platformy zakupowej Urzędu Gminy Zaniemyśl.
Oferty złożone po terminie będą pozostawione bez rozpatrzenia.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie zasadom określonym w zapytaniu oraz zostanie uznana za najkorzystniejszą.
Urząd Gminy Zaniemyśl, 63-020 Zaniemyśl ul. Średzka 9  61 28 57 580  sekretariat@zaniemysl.pl
 www.zaniemysl.pl
Szczegółowych informacji w przedmiocie zamówienia można uzyskać w:
Urzędzie Gminy Zaniemyśl
ul. Średzka 9
63-020 Zaniemyśl
tel. 61 285 75 80
e-mail: sekretariat@zaniemysl.pl
W załączeniu:
1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1
2. Formularz cenowy – załącznik nr 2